a) à la suite du dépôt de la demande d’appel (sur le formulaire prescrit) à la secrétaire générale ou au secrétaire général, celle-ci ou celui-ci entrera en contact avec la doyenne ou le doyen de la faculté concernée, la directrice ou le directeur de l’École technique et professionnelle ou la doyenne ou le doyen de l’ESIES et la personne qui fait appel ;
b) dans le cas de la doyenne ou du doyen concerné ou de la directrice ou du directeur de l’École technique et professionnelle, il ou elle recevra une copie de la demande d’appel et il ou elle soumettra, s’il y a lieu, les documents écrits qui ont rapport avec la demande et qui peuvent être utiles au moment des délibérations du comité ;
c) dans le cas de la personne qui fait appel, elle sera avertie qu’il est de sa responsabilité de soumettre tous les documents écrits qui appuient sa demande.
Elle recevra également une copie des documents déposés par la doyenne ou le doyen, par la directrice ou le directeur de l’ETP, s’il y en a. On lui demandera, en plus :
c.1 si elle sera représentée à l’audience, et si oui, qui sera cette représentante ou ce représentant et quel est son poste ou sa compétence (la représentante ou le représentant peut être un membre de l’Association Étudiante, ou une autre étudiante ou un autre étudiant, ou un membre à temps plein du personnel de l’Université ne recevant aucune rémunération pour ses services). Dans le cas où la personne se fait représenter, elle doit néanmoins être présente à l’audience. Il ne peut y avoir qu’une seule représentante ou qu’un seul représentant. Si la personne décide d’assurer elle même sa représentation, elle aura droit d’interroger ses témoins et de contre-interroger les témoins de l’autre partie ;
c.2 si elle sera accompagnée d’un membre de sa famille ;
c.3 si elle sera accompagnée d’un avocat ou d’une avocate (N.B. : les membres de la famille et les avocates ou avocats ne peuvent assister aux audiences qu’à titre d’observatrices ou d’observateurs) ;
c.4 quelle est, le cas échéant, sa réponse aux documents déposés par la doyenne ou le doyen, la directrice ou le directeur de l’ETP en rapport avec sa demande d’appel ;
c.5 si elle appellera un ou des témoins.
